Coordenadoria de Protocolo e Arquivo

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A Coordenadoria de Protocolo e Arquivo tem por competências:

- receber e controlar documentos e processos em fase de guarda intermediária e/ou permanente para arquivamento;
- ordenar a documentação, mediante o recebimento, registro e classificação dos documentos;
- conservar a documentação, mediante a utilização de equipamentos adequados e sob condições ambientais ideais;
- aplicar a tabela de temporalidade, para arquivo de documentos gerados no Ifes, evitando o crescimento desnecessário do acervo de documentos, de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos;
- registrar e controlar a entrada e a saída dos documentos e correspondência do campus;
- receber, autuar, interpretar e classificar os documentos com base no Código de Classificação de Assuntos adotado pelo Ifes e registrá-los nos Sistemas Informatizados;
- emitir, quando necessário, relatórios dos Sistemas Informatizados;
- prestar informações às partes interessadas sobre a tramitação de seus processos e sobre as correspondências recebidas e expedidas;
- relacionar e distribuir as correspondências recebidas pelo campus via Correios;
- receber, selecionar e preparar a correspondência para expedição via correios, de acordo com as normas e procedimentos determinados pela EBCT quanto à modalidade de expedição;
- receber, conferir e relacionar os documentos, a fim de expedi-los, via malote, para outros campi e para a Reitoria do Ifes;
- receber, conferir, selecionar e distribuir os documentos oriundos dos campi e da Reitoria; e
- fazer levantamento mensal da quantidade de correspondência expedida.

Responsável pela Coordenadoria de Protocolo e Arquivo: Larissa Vaneli Graceli
E-mail: cpar.pi@ifes.edu.br
Telefone: (28) 3520-0625